HUISHOUDELIJK REGLEMENT
TENNISVERENIGING BUREN
3.2.2019
Rechten en verplichtingen van leden, ereleden en donateurs
Artikel 1
1.1 TV Buren kent verschillende vormen van lidmaatschap, die nader uitgewerkt zijn in artikel 4 van de Statuten, alsmede andere vormen van lidmaatschap conform besluiten uit de Algemene Ledenvergadering.
1.2 Het lidmaatschap is geldig vanaf de datum van inschrijving tot 1 januari van het daarop volgende kalenderjaar en wordt daarna steeds stilzwijgend voor een periode van één jaar verlengd.
1.3 Aanmelding geschiedt door het insturen van een volledig ingevuld en ondertekend
aanmeldingsformulier, zie artikel 24 van dit reglement.
Artikel 2
De leden, met uitzondering van de in artikel 3.1 genoemde tijdelijke leden, hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 3
3.1 Behalve de in de Statuten genoemde lidmaatschapsvormen kent de TV Buren de
mogelijkheid gebruik te maken van een tijdelijk lidmaatschap voor de duur van twee maanden, dat bedoeld is als een proeflidmaatschap. Tijdelijke leden kunnen gebruik maken van een tijdelijke tennispas en worden niet aangemeld bij de KNLTB. Van deze vorm van lidmaatschap kan uitsluitend gebruik gemaakt worden als men de afgelopen twee kalenderjaren geen (tijdelijk) senior- of juniorlid van TV Buren is geweest.
3.2 Door de algemene ledenvergadering kunnen andere vormen van (tijdelijk) lidmaatschap worden ingesteld.
3.3 Tijdelijke onderbreking van het lidmaatschap is alleen mogelijk als gevolg van langdurige ziekte (= langer dan zes maanden). In voorkomende gevallen kan het lid contact op nemen met het Bestuur.
Artikel 4
4.1 Leden van TV Buren gaan respectvol met elkaar om. Bij discriminerende, ongepaste of ongewenste uitingen of gedrag kan het bestuur maatregelen nemen.
4.2 De leden houden zich aan de geldende voorschriften en reglementen
4.3 De leden houden zich aan aanwijzingen van bestuur en commissies
4.4 De leden houden rekening met de omgeving en veroorzaken geen overlast.
4.5 De leden dragen zorg voor verantwoord gebruik van banen, materiaal, groen, terrassen en van clubhuis en inboedel.
4.6 De leden spreken elkaar en bezoekers aan op onverantwoord of ongewenst gedrag.
4.7 De leden zijn verplicht op de tennisbaan tennisschoenen te dragen die geschikt zijn voor smashcourtbanen.
4.8 Op de baan is het dragen van gepaste sportkleding en tennisschoenen verplicht.
Artikel 5
5.1 De leden kunnen met een niet-lid gebruik maken van de banen, middels een introducé-pas, waar een kleine vergoeding voor gevraagd wordt.
5.2 Een introducé mag per kalenderjaar slechts drie maal gebruik maken van een introducé-pasje
5.3 De introducé heeft dezelfde rechten en plichten als de leden.
5.4 Het introducerende lid is verantwoordelijk voor het gedrag van de introducé.
Artikel 6
6.1 De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering en bestaat uit een bedrag voor contributie alsmede de jaarlijkse afdracht aan de KNLTB
6.2 De contributie wordt bij voorkeur voldaan middels een automatische incasso in één of twee termijnen. Hiertoe is een machtigingsformulier beschikbaar.
6.3 Indien niet voor een automatische incasso wordt gekozen, dient de totale verschuldigde contributie uiterlijk op 1 maart van het lopende kalenderjaar op de rekening van de TV Buren te zijn bijgeschreven.
6.4 Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen tot hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
6.5 Bij aanmelding in de loop van het kalenderjaar gaat de contributie in op de eerste dag van de maand waarop het lidmaatschap is aangevraagd. De KNLTB-contributie moet ongeacht het tijdstip van lid worden volledig worden betaald.
Artikel 7
7.1 Seniorleden in de leeftijd van 18 tot 75 jaar zijn verplicht een bijdrage te leveren in de vorm van het draaien van drie bardiensten per kalenderjaar, conform het door de barcommissie vast te stellen bardienstschema.
7.2 Het draaien van bardiensten conform lid 6.1 is verplicht maar kan per jaar worden afgekocht. De hoogte van de afkoopsom wordt vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering.
7.2 In overleg met het bestuur kan gekozen worden voor een andere vorm van vrijwilligerswerk ten bate van de vereniging, eventueel gecombineerd met één bardienst.
7.3 Bij niet nakomen van deze verplichting geldt een boeteregeling . De hoogte van de boete wordt vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering.
7.4 Leden, die in het kader van het uitoefenen van hun functie of taken een vergadering, toernooi of activiteit bijwonen, hebben recht op
- 2 gratis consumpties gedurende vergaderingen
- 2 gratis consumpties per dagdeel gedurende toernooien en activiteiten
Deze consumpties dienen te worden geregistreerd in het kassasysteem.
Artikel 8
Bij het bepalen van de in dit Huishoudelijk Reglement genoemde leeftijden wordt altijd uitgegaan van de leeftijd die gedurende het lopende kalenderjaar wordt bereikt.
Artikel 9
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur op dat lid worden verhaald.
Het Bestuur
Artikel 10
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 11
11.1 De voorzitter heeft de leiding van de vergadering en oefent waar hij dit nodig acht volledig toezicht uit op het waarnemen der zaken van de overige bestuursleden en commissies. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door de plaatsvervangend voorzitter, die gekozen wordt door de overige leden van het bestuur.
11.2 De secretaris voert de correspondentie uit naam van, en eventueel in overleg met, de overige bestuursleden. Hij is verplicht van alle belangrijke stukken kopie te houden. Hij maakt de notulen van alle vergaderingen. Deze notulen moeten in de daaropvolgende vergadering worden goedgekeurd. Hij is verplicht op de jaarvergadering verslag uit te brengen over de toestand en de verrichtingen van
de vereniging in het afgelopen verenigingsjaar.
11.3 De penningmeester is verantwoordelijk voor het innen en het beheer van de gelden. Hij legt in de jaarvergadering rekening en verantwoording af, één en ander nadat de kascommissie haar advies heeft uitgebracht. Goedkeuring van de jaarvergadering strekt hem tot decharge over het afgelopen verenigingsjaar. Hij mag tussentijds alleen dan aftreden als de boeken zijn ingezien en akkoord bevonden door de kascommissie, die te allen tijde recht heeft op inzage en controle. Hij overlegt op de algemene vergadering een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar.
11.4 Het overige werk wordt door de bestuursleden onderling verdeeld, doch dient tenminste de navolgende afgeronde taken te omvatten: wedstrijden en toernooien, training, jeugdleiding, beheer van het verenigingsmateriaal, clubgebouw en tennispark. De bestuursleden kunnen ook zitting hebben in commissies.
11.5 Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de
penningmeester.
11.6 In de eerste vergadering na de Algemene Ledenvergadering wordt binnen het bestuur een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar.
11.7 Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens
werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
11.8 Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de
bevoegdheden van het bestuur.
11.9 In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 12
12.1 Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging (per post of digitaal) aan ieder bestuurslid, tenminste één week vóór de datum der vergadering.
12.2 Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden.
12.3 Indien aan het verzoek als bedoeld in lid 12.2 binnen veertien dagen geen gevolg is gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 13
13.1 Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van alle in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
13.2 De onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen één week ter inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
13.3 De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Commissies
Artikel 14
14.1 De vaste en tijdelijke commissies vergaderen zo vaak als nodig om hun taakstelling te realiseren.
14.2 Vaste commissies zijn de Barcommissie, de Jeugdcommissie, de Parkcommissie en de Technische Commissie.
Artikel 15
15.1 De Algemene Ledenvergadering kan daarnaast één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.
15.2 De commissies, alsmede de door het bestuur ingestelde commissies, blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.
15.3 Bij of na de instelling kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
15.4 De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten (de kascontrolecommissie) – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden.
Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
15.5 Bij regulier aftreden van commissieleden, die door het bestuur zijn benoemd, dient vervanging plaats te vinden via het bestuur.
Artikel 16
De commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten (de kascontrolecommissie) bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen.
Dit plaatsvervangend lid zal bij voorkeur in het volgend verenigingsjaar worden benoemd tot lid van de kascontrolecommissie in de plaats van het lid dat in de commissie het langst zitting heeft gehad.
Leden van de commissie kunnen maximaal twee jaar achtereen worden gekozen.
Algemene Ledenvergadering
Artikel 17
De Algemene Ledenvergadering wordt georganiseerd conform de afspraken in artikel 12 van de Statuten.
17.1 De agenda der Algemene Ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodigingen door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
17.2 Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene Ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
17.3 Onderwerpen die tijdens de rondvraag worden ingebracht en die de hele vereniging aangaan en die niet conform het gestelde in artikel 17.2 zijn ingebracht, kunnen mogelijk niet in behandeling worden genomen.
Artikel 18
18.1 Kandidaatstelling voor een door de Algemene Ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of vijf seniorleden of ereleden.
18.2 Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt uiterlijk met de agenda van de Algemene Ledenvergadering.
18.3 Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
18.4 Kandidaatstelling door leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de Algemene Ledenvergadering.
18.5 Door de Algemene Ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Besluitvorming
Artikel 19
19.1 In het algemeen geldt dat besluitvorming plaatsvindt op basis van stemming. Dit is zo binnen het bestuur, binnen de commissies en tijdens de Algemene Ledenvergadering. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
19.2 Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
19.3 Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
19.4 Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 20
20.1 Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.
20.2 Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
20.3 Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworden, is het niet aangenomen en wordt verder gehandeld conform artikel 16 van de Statuten
20.4 In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Artikel 21
21.1 De op statutaire wijze tot verenigingsbestuur benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
21.2 Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreding. De volgorde van aftreding wordt daarbij zoveel mogelijk bepaald naar die van toetreding als zodanig. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste Algemene Ledenvergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid dat in een tussentijdse vacature is benoemd, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervang volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 22
22.1 Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de
bevoegdheden van het bestuur.
22.2 In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Bevoegdheden van het bestuur
Artikel 23
De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de Statuten. Het bestuur is echter tevens gerechtigd investeringen te doen tot een bedrag van € 6.000,== zonder goedkeuring vooraf van de Algemene Ledenvergadering, zoals bedoeld in artikel 10 lid c van de Statuten.
Aanmeldingsformulier
Artikel 24
24.1 Op het aanmeldingsformulier als bedoeld in artikel 5.1 van de Statuten dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum en telefoonnummer.
24.2 Het aanmeldingsformulier van personen jonger dan 16 jaar dient te worden ondertekend door een ouder of verzorger.
24.3 De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
24.4 De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens die van belang zijn voor de ledenadministratie ten spoedigste aan de secretaris door te geven.
24.5 De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Slotbepalingen
Artikel 25
Ieder lid van de vereniging verklaart zich te onderwerpen aan het gestelde in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Dit doet hij door zijn toetreding als lid van de vereniging.
Artikel 26
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Belangrijke beslissingen brengt zij op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering ter kennis aan de leden.
Artikel 27
Het bestuur ziet erop toe dat steeds de meest recente versie van de Statuten en van dit Huishoudelijk Reglement gepubliceerd wordt op de website van de vereniging. Desgewenst kunnen leden één exemplaar van de Statuten en van dit Huishoudelijk Reglement ontvangen.
Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op 11 maart 2019.