Huishoudelijk reglement bestuurlijk

Huishoudelijk reglement bestuurlijk

Het bestuur
Het bestuur bestaat uit een dagelijks bestuur en algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, die alle drie meerderjarig moeten zijn. Het algemene bestuur bestaat uit het dagelijks bestuur en de voorzitters van de commissies, de verenigingscoördinator en de ledenadministrator. Het totale bestuur bestaat uit een oneven aantal leden, met een minimum van zeven.
Bestuursbesluiten die in het verlengde liggen van het uitvoeren van punten uit de vastgestelde begroting en beleidsplan (tijdens de ALV), gedurende het verenigingsjaar, kunnen genomen worden door het dagelijks bestuur bij meerderheid van stemmen. Overige bestuursbesluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen van het totale bestuur.

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. Namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen (de leden);
b. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
d. het gevoerde en te voeren beleid, de begroting is taakstellend.
e. opbrengsten en uitgaven
Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, inzage worden verstrekt.

Vergaderingen bestuur
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Bestuursvergaderingen worden gemiddeld om de zes weken gehouden. Meestal nemen de voorzitter en secretaris het initiatief. Tijdens de eerste vergadering van het jaar wordt de vergaderkalender vastgesteld.
Circa een week voor de vergadering doen voorzitter en secretaris de uitnodiging eruit.
Verhinderde bestuursleden laten zich vervangen door een ander commissielid. Dit lid heeft dezelfde rechten en plichten als het lid dat vervangen wordt.

Vergaderingen commissies
De commissies vergaderen zo vaak als nodig om hun taakstelling te realiseren.

Per toernooi en/of activiteit wordt een begroting en afrekening gemaakt door de betreffende commissie. Het format van deze overzichten is de verantwoordelijkheid van de penningmeester.
Gemaakte kosten kunnen gedeclareerd worden (met bon) bij de voorzitter van de betreffende commissie. Deze voorzitter tekent voor akkoord en zorgt dat de declaratie bij de penningmeester komt.

Kampioenen krijgen zo spoedig mogelijk (liefst op de dag van kampioen worden) een attentie van de verantwoordelijke commissie.

Consumpties tijdens vergaderingen
Mits normaal van aantal zijn consumpties gedurende vergaderingen en evenementen voor de rekening van TV Buren (2 tijdens vergaderingen, 3 per dagdeel tijdens toernooien en evenementen). Hiertoe wordt jaarlijks een bedrag vastgesteld onder ‘algemene kosten’ in de begroting. De commissies dienen hun consumpties te registreren op een daartoe bedoeld formulier. De inhoud en aanwezigheid van deze formulieren is een verantwoordelijkheid van de barcommissie.

Algemene Ledenvergadering
De algemene ledenvergaderingen worden georganiseerd conform de afspraken in de statuten.

Twee keer per jaar wordt in de maanden maart en september een algemene ledenvergadering gehouden. Tijdens de ALV in maart brengt het bestuur zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerde bestuur. De ALV van september heefteen evaluatief en informatief karakter, de leden worden geïnformeerd over ontwikkelingen binnen en buiten de vereniging en er worden voorstellen voor aanvullingen/wijzigingen in beleid voorgelegd aan de leden.

De algemene vergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissies. Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De taken en opdrachten van deze commissies staan in het beleidsplan.
De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten (kascontrole commissie) – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, (de kascontrole commissie) bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen.
Dit plaatsvervangend lid zal in het volgend verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Door de algemene ledenvergadering wordt, voor de duur van één jaar een technische commissie gekozen (hierna aangeduid als TC), bestaande uit een oneven aantal leden.
Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de TC. De taken van de TC staan beschreven in het beleidsplan.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden, of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de algemene ledenvergadering.

Een besluit van - of benoeming door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 leden 9 en 10 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen - of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen - blanco stemmen daaronder niet begrepen - en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor de verzending der convocatie door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub c der Statuten wordt gesteld op 6.000 euro.

Besluitvorming
Over het algemeen geldt dat besluitvorming plaatsvindt op basis van stemming. Dit is zo binnen het bestuur, commissies en tijdens de ALV. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergesteld geval wordt tot stemming overgegaan.

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld.
Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.

Het bestuur
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs.
De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Slotbepalingen
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 8 november 2010, in het Clubgebouw (vloedvrije gebouw) van TV Buren.

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

0344 571 716

Address

Plantsoen 4
4116 CB Buren
Nederland